Современный бизнес активно использует возможности цифровизации, внедряя электронный документооборот (ЭДО) для оптимизации рабочих процессов. Индивидуальные предприниматели (ИП) также следуют этому тренду, отказываясь от бумажной документации и получая выгоду в виде экономии времени и средств. В ряде секторов экономики применение ЭДО является обязательным требованием. Рассмотрим, какие перспективы открывает ЭДО, для каких ИП его использование обязательно и на какие аспекты следует обратить внимание при выборе подходящего оператора.
Разберём подробнее:
- Что такое ЭДО
- Имеют ли электронные документы такую же юридическую силу, как и бумажные
- Какая электронная подпись подойдет для ИП
- Зачем ИП подключать ЭДО
- В каких случаях ЭДО обязателен
- Какие документы можно передавать по ЭДО
- Как ИП подключить ЭДО
- Можно ли интегрировать ЭДО в учетную систему ИП
- Как взаимодействовать с контрагентом, если у него другой оператор ЭДО
- Что важно учесть при выборе оператора ЭДО
Что такое ЭДО?
Электронный документооборот, представляет собой систему обмена документами в цифровом формате. С помощью ЭДО можно отправлять договоры поставщикам, оформлять кадровые документы с сотрудниками (включая подписи), предоставлять отчетность в государственные органы и решать множество других задач. Все это осуществляется без дополнительных издержек на бумагу, печать, транспортировку и архивирование.
Процесс обмена документами в ЭДО во многом повторяет привычную схему работы с бумажными носителями, однако занимает значительно меньше времени:
- Пользователь формирует или загружает документ в систему оператора ЭДО, заверяет его электронной подписью и отправляет адресату.
- Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью. В случае обнаружения ошибок документ может быть отклонен с указанием причины.
- Отправитель получает подписанный документ или вносит необходимые исправления, если были получены замечания от контрагента.
Имеют ли электронные документы такую же юридическую силу, как и бумажные?
Да. Подтверждённые электронной подписью электронные документы обладают той же юридической силой, что и их бумажные аналоги. Электронный документооборот (ЭДО) имеет законодательную основу, и все государственные органы принимают электронные документы к рассмотрению.
Какие законы регламентируют использование электронного документооборота?
Например:
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ — разъясняет, как использовать электронные подписи в ЭДО.
- п. 2 ст. 169 НК РФ — закрепляет обязанность выставлять счета-фактуры в электронном виде через оператора ЭДО.
- ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ — приводит требования к первичным учетным документам в электронной форме.
- Приказ ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ — утверждает электронные форматы счета-фактуры и УПД.
- Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2464, Распоряжение Правительства РФ от 28.04.2018 № 791-р, Федеральный закон от 25.12.2018 № 488-ФЗ — закрепляют обязательный электронный документооборот для маркированных товаров.
- Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, Приказ ФНС РФ от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065, Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931, Постановление Правительства РФ от 25.03.2023 № 476 — утверждают формы и форматы электронных перевозочных документов, а также правила их обмена.
И это не все законы — цифровизация затрагивает все больше сфер.
Какая электронная подпись подойдет ИП для ЭДО
Для юридически значимого электронного документооборота необходима электронная подпись (ЭП), цифровая альтернатива собственноручной подписи, удостоверяющая автора и время подписания документа. Существует три типа ЭП:
- Простая электронная подпись (ПЭП), например, логин и пароль, подходит только для внутренних документов, таких как служебные записки. Она не имеет юридической силы для внешнего документооборота.
- Не квалифицированная электронная подпись (НЭП) обеспечивает большую безопасность, защищая документ от изменений после подписания. УНЭП можно получить в удостоверяющем центре или бесплатно на «Госуслугах». Она подходит для первичной, кадровой, кассовой документации, актов и договоров, а также для ЭДО с контрагентами при наличии предварительного соглашения.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) У такой подписи самая высокая степень защиты. Она приравнивается к собственноручной и подтверждает, что в документ не вносили изменения. Получить УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре, например у нас в ТЕЛКО Бизнес
Мы являемся Филиалом №3 аккредитованного УЦ «Основание» (АО «Аналитический Центр»).
У нас вы сможете получить необходимую ЭП быстро и удобно, всего по 2 документам!
✅ Выдача от 5 минут
✅ Комфортный офис в центре города
✅ За чашкой зернового кофе
✅ Сопровождение сертификата
✅ Подберем носитель и КриптоПро
📌 ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ НА БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ МОЖНО👉 ЗДЕСЬ
Зачем ИП подключать ЭДО
Использование электронного документооборота (ЭДО) предоставляет индивидуальному предпринимателю (ИП) значительные преимущества: упрощение бизнес-процессов за счет мгновенного обмена документами с контрагентами, сокращение расходов на печать и доставку, надежное хранение в электронном архиве, минимизацию ошибок при заполнении документов.
ЭДО также облегчает взаимодействие с государственными системами и контролирующими органами, расширяет круг потенциальных контрагентов, поскольку многие компании переходят на безбумажный документооборот.
❗ В некоторых отраслях использование ЭДО становится обязательным.
В каких случаях ЭДО обязателен
Электронный документооборот (ЭДО) становится обязательным для индивидуальных предпринимателей (ИП) в определенных случаях, независимо от применяемой системы налогообложения. ИП не сможет осуществлять деятельность без ЭДО, если он:
👢 Осуществляет торговлю маркированными товарами, такими как обувь, одежда, молочная продукция и другие товары, подлежащие обязательной маркировке. Данные о маркированных товарах передаются в систему «Честный знак» через оператора ЭДО. Перечень маркируемых товаров постоянно расширяется.
🥩 Занимается продажей товаров животного происхождения, включая мясо, птицу, рыбу и т.д. Сопроводительные документы на такую продукцию необходимо отправлять в электронном виде в систему «Меркурий».
🖥 Работает с прослеживаемыми товарами, к которым относится ряд импортных товаров, например, холодильники, стиральные машины, мониторы, детские кресла и коляски. Отчетность по таким товарам также ведется через систему ЭДО.
🏦 Планирует участвовать в государственных закупках. Электронный документооборот в Единой информационной системе закупок является обязательным требованием для всех участников – заказчиков и поставщиков.
👨🏻🏫 Рассмотрим пример:
Игорь, индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения (УСН), занимается продажей безалкогольных напитков, таких как соки, морсы и нектары. В связи с введением обязательной маркировки данной группы товаров с марта 2025 года, Игорь планирует подключить электронный документооборот. Кроме того, ему необходимо выполнить ряд дополнительных требований, таких как регистрация на платформе честныйзнак.рф, установка программного обеспечения для проверки кодов маркировки и приобретение сканера для считывания информации о кодах маркировки, которая будет отражена в электронном отчете.
Какие документы ИП может передавать по ЭДО
Индивидуальный предприниматель (ИП) может передавать через систему электронного документооборота (ЭДО) практически любые документы, необходимые для ведения бизнеса. К ним относятся:
• Документы, предназначенные для контрагентов: договоры, дополнительные соглашения к договорам, счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), накладные.
• Кадровые документы: приказы, заявления, служебные записки, локальные нормативные акты.
• Отчетность ИП: в зависимости от применяемой системы налогообложения – декларации по НДС, УСН и 3-НДФЛ, уведомления об уменьшении налога, заявление на получение патента, форма 1-предприниматель, отчеты об операциях с прослеживаемыми товарами.
• Отчетность по сотрудникам (при наличии наемных работников): расчет по страховым взносам (РСВ), расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (6-НДФЛ), персонифицированные сведения о физических лицах, единая форма сведений (ЕФС-1).
• Транспортные документы: путевые листы, транспортные накладные, заказы-заявки.
Примером может служить система Saby (СБИС), которая предлагает 50 готовых форматов для различных типов документов. Кроме того, предусмотрена возможность оцифровки бумажных документов с автоматическим распознаванием и преобразованием в электронный формат.
📌 ПОДАЙТЕ ЗАЯВКУ НА ПОДКЛЮЧЕНИЕ ЭДО СБИС ► ЗДЕСЬ
🔌 Как ИП подключить ЭДО
Алгоритм простой, выглядит так:
1️⃣ Определить цели и задачи, которые ИП планирует решать с помощью ЭДО.
2️⃣ Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре, если она еще не оформлена.
3️⃣ Выбрать оператора ЭДО и оценить предлагаемые им функциональные возможности. На этом этапе важно также определить предпочтительный способ работы с системой ЭДО: через веб-браузер, специализированное приложение для компьютера, мобильное приложение или путем интеграции с используемой учетной программой.
4️⃣ Начать обмен электронными документами.
👉 ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ НА БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ ► ЗДЕСЬ
🔀 Можно ли интегрировать ЭДО в учетную систему ИП
Для начала обмена электронными документами индивидуальному предпринимателю (ИП) необходимо выбрать способ ведения электронного документооборота (ЭДО). Самый простой вариант – использование веб-сайта или мобильного приложения оператора ЭДО. Это позволяет работать с документами на любом устройстве без установки дополнительного программного обеспечения.
В качестве альтернативы, если ИП уже использует определенную учетную систему, можно настроить интеграцию ЭДО с этой системой. Это обеспечит автоматическую загрузку документов и исключит необходимость переключения между различными программами и вкладками.
Например, система Saby предлагает интеграцию с различными системами, в том числе готовые модули для «1С», складских и бухгалтерских программ, а также решение для SAP. Для нестандартных программ предусмотрена возможность настройки интеграции через API.
В СБИС ЭДО можно обмениваться документами в знакомом интерфейсе 👆
Как взаимодействовать с контрагентом, если у него другой оператор ЭДО
В случае, когда контрагенты ИП используют другого оператора электронного документооборота (ЭДО), необходимо настроить роуминг. Роуминг обеспечивает бесперебойную и быструю передачу документов, аналогично обмену внутри одной системы ЭДО.
Перед выбором оператора ЭДО важно убедиться, что он поддерживает функцию роуминга. Например, в системе Saby (СБИС) предлагается бесплатная настройка роуминга со всеми основными операторами ЭДО.
👉 ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ МОЖНО ► ЗДЕСЬ
Что важно учесть при выборе оператора ЭДО
При выборе оператора электронного документооборота (ЭДО) необходимо оценить, насколько предлагаемое решение соответствует задачам индивидуального предпринимателя (ИП). Критериями выбора могут служить стоимость тарифных планов, функциональность системы, наличие бесплатного пробного периода. Кроме того, в зависимости от специфики бизнеса у ИП могут возникать индивидуальные потребности, которые не каждая система ЭДО способна удовлетворить
Система Saby (СБИС) предоставляет следующие возможности для организации электронного документооборота:
• Создание и отправка электронных документов любого типа, включая распознавание и преобразование бумажных документов в электронный формат.
• Безопасное хранение документов в облаке с возможностью доступа в любое время и с любого устройства. Настройка прав доступа к электронному архиву, например, предоставление доступа к кадровым документам только бухгалтеру.
• Обмен документами с контрагентами, использующими других операторов ЭДО, благодаря поддержке роуминга.
• Синхронизированная работа через личный кабинет на компьютере или мобильное приложение. Отправка документов по электронной почте и в мессенджеры, такие как WhatsApp и Telegram.
• Интеграция ЭДО с любыми другими программами, включая учетную систему ИП.
• Круглосуточная поддержка, оказываемая специалистами в режиме 24/7.
• Бесплатная демоверсия для тестирования полного функционала в течение месяца. Платные тарифы начинаются от 2 рублей за документ.
👉 ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ НА БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ ► ЗДЕСЬ
